Vellinge kommun
Mina sidor

Att arrangera evenemang

Små och stora evenemang av diverse slag ger liv och rörelse och stärker upplevelsen av kommunen. Ett lyckat evenemang kräver noggrann planering och det kan även behövas olika tillstånd till exempel från Polisen och kommunen.

Tänk på att det tar tid att få alla tillstånd på plats. Ska du arrangera ett större evenemang som kräver många tillstånd, rekommenderar vi dig att ha runt nio månaders framförhållning. Är det ett mindre evenemang som inte kräver så många tillstånd, klarar du dig normalt sett på kortare tid, men sex månaders framförhållning är att rekommendera.

Här har vi samlat praktisk information för att underlätta för dig, oavsett om du är ny eller erfaren arrangör.

Innan du bokar en lämplig plats och börjar planera ditt evenemang, ta reda på om det är andra liknande evenemang på gång. Undvik att liknande evenemang krockar med varandra.

Söka evenemangsbidrag

Föreningar eller organisationer som arrangerar ett evenemang, en större cup eller en större tävling kan ansöka om evenemangsbidrag från kommunen via vår e-tjänst. För att erhålla bidrag ska evenemanget vara av stort intresse för medborgarna i kommunen, vara öppet för alla och ha förutsättningar att kunna skapa goodwill för Vellinge kommun och stärka kommunens varumärke.

Ha så god framförhållning som möjligt när du ansöker om evenemangsbidrag. Handläggningen tar olika lång tid beroende på storleken på det bidrag du söker. Vi rekommenderar dig att skicka in din ansökan till kommunen minst sex månader innan det planerade eventet. Bidrag kan inte erhållas från flera kommunala instanser för samma projekt.

Riktlinjer för evenemangsbidrag

Varje evenemang ska hålla god kvalitet, och arrangören ska visa på kunnande, kompetens och förmåga att genomföra arrangemanget. Evenemanget ska stärka Vellinge kommuns attraktivitet och bidra till kommunens långsiktiga varumärkesbyggande arbete.

Evenemanget ska vara intressant för kommunens invånare och besökare, attrahera en stor publik och/eller deltagare i alla åldrar, vara politiskt och religiöst obundet samt vara öppet för alla.

Till ansökan ska budget för evenemanget bifogas. Bidrag är alltid ett fast belopp, inga rörliga belopp beviljas. Handläggningstiden för ansökan varierar beroende på det sökta beloppets storlek, vi rekommenderar att du skickar in ansökan minst sex månader innan planerat evenemang. Besked om bidrag lämnas skriftligt till arrangören.

Det är viktigt att du har koll på vilka tillstånd ditt evenemang behöver. Längre ner på sidan finns information om tillstånd fördelat på typ av evenemang, inomhus eller utomhus.

Beviljat evenemangsbidrag utbetalas av Vellinge kommun till den sökande organisationens bank- eller postgiro, inga fakturor ska skickas till Vellinge kommun.

Återrapportering

Om kommunen villkorat bidraget med återrapportering ska denna innehålla en beskrivning av evenemangets genomförande, det ekonomiska utfallet, hur kommunen syntes i arrangemanget, samt en bedömning av om syftet med arrangemanget uppnåddes. Återrapportering skickas till registrator via mejl till: registrator@vellinge.se.

Om bidraget är utbetalt och återrapport inte inkommer, kan föreningen bli återbetalningsskyldig för utbetalt bidrag.

Tillståndsguide för evenemang inomhus

Platsen är den grundläggande delen som behöver avklaras innan du kan gå vidare med andra tillstånd.

Det finns flera gymnastiksalar, matsalar och andra lokaler som du kan hyra av kommunen. Avgiften kan variera beroende på om den som hyr är en förening/organisation i Vellinge kommun eller ett privat företag, en privatperson eller en förening/organisation från annan kommun.

Du bokar via vår e-tjänst. Där kan du själv se vilka tider lokalerna är lediga i portalen för lokalbokning. En bokningsförfrågan tar fem dagar.

Polistillstånd

Ska du arrangera till exempel en konsert eller ett musikevenemang behöver du ansöka om tillstånd hos polisen. Räkna med att handläggningstiden är minst 12 veckor.

Förutom att boka lokalen och lämnat in eventuell polisansökan, måste du ansöka om de tillstånd som är nödvändiga för ditt evenemang. Sök tillstånden samtidigt, så blir handläggningstiden så kort som möjligt.

Affischer, vepor eller banderoller

Vill du sätta upp affischer, vepor och banderoller längs gator och fasader med reklam för kommande evenemang? Då behöver du ansöka hos tillstånd hos polisen.

Livsmedel (servera mat)

Om du ska hantera livsmedel i samband med ditt evenemang, ska du anmäla det via vår e-tjänst senast 10 arbetsdagar innan evenemanget, oavsett om du har eller inte har ett livsmedelsföretag registrerat sedan tidigare.

Vår miljöverksamhet gör bedömningen om din verksamhet behöver registreras och, om det krävs, tillkommer en registreringsavgift. Verksamheten får starta när du har fått beslutet om registrering eller 10 arbetsdagar efter att miljöenheten har fått din anmälan. Lokalen eller platsen för din verksamhet behöver inte besiktigas innan verksamheten påbörjas.

Serveringstillstånd (servera alkohol)

För att få servera alkohol vid ett evenemang, behöver du ett tillfälligt serveringstillstånd. Det är du som ska bedriva serveringen som söker tillståndet. Du behöver uppfylla ett antal krav för att få servera alkohol. Prata gärna med en tillståndshandläggare på omsorgsavdelningen innan du ansöker.

Omsorgsavdelningen prövar din ansökan om serveringstillstånd. Skattemyndigheten, Kronofogden, räddningstjänsten, polismyndigheten och vår miljöverksamhet kontaktas alltid i prövningen av din ansökan. Handläggningstiden är 30 arbetsdagar, om ansökan är komplett vid ansökningstillfället.

Vid stora evenemang med flera sökande kan det ta längre tid. Kommunen tar ut en avgift för din ansökan. Avgiften måste vara betald innan ansökan handläggs.

Mer information finns på sidan om serveringstillstånd.

Renhållning och avfall

Den använda lokalen, även eventuella parkeringsplatser, lämnas i städat skick. Sökande ska se till att det finns tillräckligt många sopkärl på området.

Kommunen tillhandahåller sopkärl, beställning samt tömning av alla sopor bekostas av sökande. Sökande ansvarar för att beställa tömning av sopkärl efter evenemangets slut. Eventuell efterkontroll av städningen görs av kommunen. Tänk på att ingen soptömning kan ske under helgen.

Parkering och trafik

Det är viktigt att du som arrangör av evenemanget parkerar rätt. Undantag av parkeringsreglerna medges endast i speciella fall men kräver då att du fått dispens av vår tekniska enhet.

Om du behöver förstärkt kollektivtrafik kontaktar du Skånetrafiken.

Ljudnivåer

Det är upp till den som anordna evenemanget att bedriva egenkontroll för att säkerställa att ljudnivåerna inte är för höga på evenemangsområdet eller hos de boende runt omkring.

Vid konserter och andra evenemang där hög musik förekommer ska det säkerställas att besökarna inte utsetts för ljudnivåer som överstiger Folkhälsomyndighetens allmänna råd (2014:15) om höga ljudnivåer. Av dessa framgår riktvärden för både ekvivalent och maximal ljudnivå som inte får överskridas. Om barn under 13 år ska ha tillträde till evenemanget är riktvärdena strängare.

Brandfarlig och explosiv vara

Vid hantering av gasol eller andra brandfarliga vätskor som överstiger tillståndspliktig mängd måste tillstånd sökas hos Räddningstjänsten. Gränser för tillåten mängd hittar du hos Myndigheten för samhällsskydd och beredskap (MSBFS 2013:3).

Handläggningstiden för ett tillstånd beror på arbetsbelastning. Var ute i god tid med ansökan.

Det är räddningstjänsten i Trelleborgs kommun som handlägger tillståndsärenden gällande brandfarlig och explosiv vara. Mer information finns på deras webbplats.

Tillståndsguide för evenemang utomhus

Platsen är det första som behöver klaras av innan du kan gå vidare med andra tillstånd.

Offentlig mark är vägar, gator, trottoarer, parker eller liknande - mark som är upplåten för allmänheten. Denna mark kan tillfälligt upplåtas till privatpersoner och företag vid olika evenemang. Om du behöver hjälp att hitta en lämplig plats för ditt evenemang, kontakta gärna Vellinge Direkt för en dialog.

Det finns ingen förtur för de som har årligen återkommande evenemang på platsen utan tillståndet måste sökas varje år.

Polistillstånd

När du väl har ett förslag på plats för ditt evenemang, kan du gå vidare med att ansöka om tillstånd hos polisen.

Polismyndigheten tar ut en avgift för att hantera din ansökan. Denna avgift måste vara betald innan ansökan kan behandlas. Polismyndigheten skickar därefter ansökan på remiss till berörda myndigheter, till exempel kommunen, som yttrar sig. När samtliga yttranden kommit tillbaka till polismyndigheten är det sedan de som godkänner eller avslår din ansökan.

Handläggningstiderna hos polisen kan variera kraftigt. Aktuella handläggningstider finns på polisens hemsida, men vi rekommenderar att du räknar med minst 12 veckors handläggningstid. Ansök om polistillstånd görs på polisens webbplats.

Förutom att göra en platsansökan hos polisen, så behöver du ansöka om de andra tillstånd som är nödvändiga för ditt evenemang. För att handläggningstiden ska bli så kort som möjligt, rekommenderas du att söka alla tillstånd samtidigt.

Affischer, vepor eller banderoller

Vill du sätta upp affischer, vepor och banderoller längs gator och fasader med reklam för kommande evenemang? Då behöver du polistillstånd. Under Relaterade dokument kan du ta del av vad som krävs av dig som arrangör.

Tillfälligt bygglov

Är evenemanget kortare än fyra veckor behöver du inte bygglov för små byggnader, kiosker, tält, toaletter och reklamskyltar på platsen för evenemanget. Är evenemanget längre måste du dock söka bygglov. Du ansöker via vår e-tjänst. Handläggningstiden är sedan ca. åtta veckor. Miljö- och byggnadsnämnden tar ut en avgift, vars storlek beror på vad du ansöker om.

Livsmedel (servera mat)

Om du ska hantera livsmedel i samband med ditt evenemang, ska du anmäla det via vår e-tjänst senast tio arbetsdagar före evenemanget, oavsett om du har ett livsmedelsföretag registrerat sedan tidigare eller inte.

Vår miljöverksamhet bedömer om din verksamhet behöver registreras och om det krävs tillkommer en registreringsavgift. Verksamheten får starta när du har fått beslutet om registrering eller tio arbetsdagar efter att de har fått din anmälan. Lokalen eller platsen för din verksamhet behöver inte besiktigas innan verksamheten påbörjas.

Serveringstillstånd (servera alkohol)

För att få servera alkohol vid ett evenemang, behöver du ett tillfälligt serveringstillstånd. Det är du som ska bedriva serveringen som söker tillståndet. Du ansöker via vår e-tjänst. Du behöver uppfylla ett antal krav för att få servera alkohol. Prata gärna med en tillståndshandläggare innan du ansöker.

Vår miljöverksamhet prövar din ansökan om serveringstillstånd. Skattemyndigheten, Kronofogden, räddningstjänsten, polismyndigheten och miljöenheten kontaktas alltid i prövningen av din ansökan. Handläggningstiden är 30 arbetsdagar från det att en komplett ansökan kommit in.

Vid stora evenemang med flera sökande kan det ta längre tid. Vi tar ut en avgift för din ansökan. Avgiften måste vara betald innan ansökan handläggs.

Toaletter och handtvättmöjligheter

Det ska finnas tillräckligt antal toaletter för gästerna/besökarna. Antalet toaletter vid servering ska vara minst en per påbörjad femtiotal gäster/besökare plus tillräckligt många urinoarer.

Gästerna/besökarna ska kunna tvätta händerna i anslutning till toaletter och urinoarer. Toaletter och urinoarer ska anslutas till el, vatten- och avloppsnätet om det är möjligt.

Planera ditt toalettområde och boka toaletter och urinoarer i god tid hos leverantören.

Vatten och avlopp

För större evenemang behövs oftast anslutning till kommunens vatten- och avloppsnät. Dessa inkopplingar betalar sökande själv för. Beställning görs via vår e-tjänst.

El

Elinstallationer hanteras och betalas av sökande själv. Elinstallation beställer du från valfri elleverantör.

Renhållning och avfall

Det använda området, även eventuella parkeringsplatser, lämnas i städat skick. Sökande ska se till att det finns tillräckligt många sopkärl på området.

Kommunen tillhandahåller sopkärl. Beställning samt tömning av alla sopor bekostas av sökande. Sökande ansvarar för att beställa tömning av sopkärl efter evenemangets slut. Eventuell efterkontroll av städningen görs av kommunen. Tänk på att ingen soptömning kan ske under helgen.

Parkering och trafik

Det är viktigt att du som arrangör av evenemanget parkerar rätt. Undantag från parkeringsreglerna medges endast i speciella fall, men då krävs det att du fått dispens av vår tekniska enhet.

Om du behöver stänga av gata eller trottoar skickar du in en trafikanordningsplan via vår e-tjänst.

Tänk på att avstängningar kan kräva temporär skyltning. Denna ska göras fackmannamässigt och kommunens entreprenörer ska anlitas för att genomföra eventuell omskyltning.

Det är du som arrangör som ansvarar för att så sker och står för kostnaderna. Handläggningstiden beror på arbetsbelastning. Var ute i god tid med ansökan.

Om du räknar med att många kommer att ta sig till ditt evenemang med kollektivtrafik, kontaktar du Skånetrafiken för att diskutera eventuell förstärkning av kollektivtrafiken.

Ljudnivåer

Det är upp till den som anordnar evenemanget att bedriva egenkontroll för att säkerställa att ljudnivåerna inte är för höga på evenemangsområdet eller hos de boende runt omkring.

Vid konserter och andra evenemang där hög musik förekommer ska det säkerställas att besökarna inte utsätts för ljudnivåer som överstiger Folkhälsomyndighetens allmänna råd (2014:15) om höga ljudnivåer.

Av dessa framgår riktvärden för både ekvivalent och maximal ljudnivå som inte får överskridas. Om barn under 13 år ska ha tillträde till evenemanget är riktvärdena strängare.

Brandfarlig och explosiv vara

Vid hantering av gasol eller andra brandfarliga vätskor som överstiger tillståndspliktig mängd måste tillstånd sökas hos Räddningstjänsten. Gränser för tillåten mängd hittar du hos Myndigheten för samhällsskydd och beredskap (MSBFS 2013:3).

Handläggningstiden för ett tillstånd beror på arbetsbelastning. Var ute i god tid med ansökan. Det är räddningstjänsten i Trelleborgs kommun som handlägger tillståndsärenden gällande brandfarlig och explosiv vara. Läs mer på deras webbplats.

Senast uppdaterad: